Dem immer weiter wachsenden Druck zu noch mehr Effizienz, egal ob im Berufs- oder Privatleben, ist es geschuldet, das viele Menschen immer mehr Dinge gleichzeitig tun – oder dies zumindest versuchen! Unlängst zeigen Forschungsergebnisse, wie fatal die Auswirkungen bspw. für Unternehmen sind. Ein Ergebnis ist dabei besonders überraschend.
Es ist allgemein hinlänglich bekannt, das neue Aufgaben und Projekte den geplanten Tagesablauf völlig durcheinanderbringen können, da die neue Aufgabe plötzlich wichtiger geworden ist und somit sofort erledigt werden muß.
Das Problem dabei: Die Effizienzverluste durch Multitasking sind gravierend. Das zeigt eine Studie des Unternehmens „Vistem“ in Zusammenarbeit mit der Hochschule Koblenz: Multitasking schadet Mensch und Unternehmen. Was dabei verblüfft: Alle Beteiligten sind sich offenbar darüber im Klaren, dass es nicht effizient und zielführend ist, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Sie scheinen zu wissen, dass der eingeschlagene Weg dazu führt, dass sie sich verzetteln – können aber offenbar nicht gegensteuern. Untersucht wurde das Multitasking-Verhalten in Projektphasen in Unternehmen. Dazu wurden 498 Teilnehmer aus 20 Branchen befragt. Rund die Hälfte der Befragten arbeiten in Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten. Die andere Hälfte arbeitet in Firmen mit 1.000 bis 10.000 Mitarbeiter.
60 Prozent der Befragten glauben, dass immer dann, wenn neue Arbeiten begonnen werden bevor andere beendet wurden, ein Großteil des Aufwands im Endeffekt nicht wertschöpfend ist. Jeder vierte Befragte mit hohem Multitasking-Anteil bei seiner Arbeit glaubt, dass der Erfolg seines Unternehmens durch das Multitasking gemindert wird. Fast 70 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30 Prozent der Projektlaufzeit eingespart werden könnte, wenn man die Aufgaben nacheinander abarbeiten würde.
Nur zwei Prozent der Befragten sagten aus, dass sie während eines Projekts im Unternehmen nicht parallel an mehreren Aufgaben arbeiten. Die restlichen 98 Prozent sind dauerhaft mit mehreren Aufgaben beschäftigt.
Nur 10 Prozent der Mitarbeiter geben an, dass sie ihre Arbeiten ohne Unterbrechungen erledigen können. Oft würden die Unterbrechungen dadurch ausgelöst, dass sich Prioritäten ständig änderten, zudem seien Projekte oft nicht ausreichend vorbereitet.
Tja, die 10 % der befragten Mitarbeiter sind schon auch zu beneiden. Ich frage mich, was ist eigentlich der Grund dafür, das wir so häufig so vieles gleichtzeitig tun wollen? Ist es der „externe Druck“ oder laden wir uns tagtäglich nicht selbst zu vieles auf? Die vermeintliche Gewissheit, das die moderne Technik uns in unserer Effektivität unterstützt, ist meines Erachtens ein Trugschluß – sie animiert tendenziell dazu, die gesparte Zeit zusätzlich zu nutzen. Stellen wir uns doch mal die Frage, wie haben wir unsere Vorgaben früher geschafft – ohne Handy und mobilen Datenverkehr? Es ging auch, und zugegebenermaßen nicht schlecht! Ehrlich gesagt wusste ich damals mit dem Begriff „Multitasking“ auch noch nichts anzufangen. Besinnen wir uns doch diesbezüglich, zumindest „in Nuancen“ auf die alten Werte – gewissermaßen „back to the Roots“. Ich empfand, und halte das heute noch so, die Gespräche mit Kunden, ohne lästiges Handyklingeln zwischendurch, als wesentlich entspannter und zielführender. So gibt es sicherlich viele „Ansatzpunkte“ die uns das Leben dahingehend etwas angenehmer machen können. Sehen wir also weiterhin den Gesprächspartner als das gerade in diesem Moment wichtigste an, und lernen darüberhinaus gelegentlich mal „Nein“ zu sagen – ich denke das wäre schon mal ein guter Anfang.
In diesem Sinne – einen entspannten Tag, und beste Grüße aus Daun ☺
Wolfgang Blick
Weil das Thema „Moderne Irrtümer“ – Multitasking und die Meinung darüber ist eines davon – zu meinen Leib- und Magenspeisen gehört, kommentier ich gerne (oder: nutze die Gelegenheit), lieber Herr Blick.
Unser Gehirn ist nach wie vor ein Wunderwerk an Informationsverarbeitung von Empfindungen / Eindrücken und Erlebnissen jeder Art über unsere Sinnesorgane Augen, Ohren, Nase und Haut und steuert und speichert alles, manches nur für einige Sekunden und anderes für immer. Dabei verarbeitet das Gehirn pro Sekunde fünf Milliarben Bit.
Trotz dieser gewaltigen Gehirnleistung gelingt es uns Menschen nur unter klaren Voraussetzungen, mehrere Aufgaben gleichzeitig (Multitasking) und auch gleich gut zu erledigen. Das machen wir alle jeden Tag. Beispiel Autofahren – springt die Ampel auf „rot“ oder sehen wir ein Stopschild, dann wissen wir, was zu tun ist. Jetzt arbeiten im Wahnsinns-Tempo einige Gehirn-Regionen selbständig miteinander und wir reagieren unbewusst richtig. Richtig jedoch nur dann, wenn wir den Ablauf vom Erkennen der Situation bis zum Stillstand des Autos und das, was wir dazu beitragen, in der Fahrschule geübt und geübt und geübt haben. Dabei üben wir bewusst mit klaren Gedanken solange eine Situation, bis dass dieser systematische Ablauf in unserem Gehirnareal für das Abspeichern von Informationen abrufbereit gespeichert ist. Jetzt reicht der Auslöser (selbst der kann unbewußt wahrgenommen werden) aus und wir reagieren automatisch / wie eingeübt und vermeiden, das es scheppert. Scheppern kann es trotzdem, wenn es der Talentfreie trotz vieler Übungsstunden einfach nicht drauf hat. Der darf dann keinen Führerschein bekommen. Es scheppert auch, wenn wir uns davon abhalten, das wahrzunehmen, was wir wahrnehmen müssen – das Rot der Ampel oder das Stoppschild. Wenn Menschen auf das Handy-Display oder auf die Navi-Karte sehen oder Bekannte winkend auf sich aufmerksam machen wollen oder sich darüber informieren wollen, wie schwer der Unfall auf der Gegenspur ist, dann scheppert es. Wenn nicht, dann hat der Mensch nur Glück gehabt. Mit Können im Sinne von Multitasking hat das nichts zu tun.
Unser Gehirn mit seinen Regionen und Arealen ist für Multitasking nur bedingt geschaffen – siehe Beispiel Autofahren oben. Das ist kein Mangel, weil man die Gehirnstruktur viel sinnvoller und effektiver nutzen kann, wenn wir Aufgaben mit den erforderlichen Resultaten mit der notwendigen Aufmerksamkeit und Konzentration nacheinander erledigen. Das kann unser Gehirn ausgezeichnet. Dafür hat es die Struktur. Multitasking gelingt nur, wenn wir bestimmte Tätigkeiten und Abläufe trainiert und abrufbereit abgespeichert haben. Nur dann arbeitet Bewusstes und Unbewusstes zusammen.
Konzentration auf die effektive Erledigung einer Aufgabe bedeutet auch, dass wir die die Effektivitätsbremse „ständige Erreichbarkeit über unser Handy“ beenden. Wie wollen wir in acht Metern Höhe auf dem Gerüst stehend ein Gespräch entgegennehmen, wo wir doch in diesem Moment mit voller Konzentration mit entsprechendem Gerät Fugen abdichten und dabei auch noch auf unsere Sicherheit achten? Wie wollen wir diesem Anrufer wirklich mit Freundlichkeit und voller Konzentration dabei zuhören, was er auf der Seele hat? Was wollen wir ihm in diesem Moment das geben, was er im Moment braucht? Und wenn wir wir das nicht sofort können – was sagen wir ihm, wann er von uns einen Rückruf mit den Informationen bekommt, die er braucht? Wenn der Anrufer damit nicht zufrieden ist und „es“ sofort haben will, dann bekommt er von uns womöglich noch einen Anschiss: „Was denken Sie denn wo ich im Moment bin – auf dem Gerüst in zehn Metern Höhe. Also bitte …“ Und nach dem Telefonat müssen wir uns wieder in das hineinfinden, was wir durch das Telefonat unterbrochen hatten.
Kurzum: Handy aus und Mailbox eingeschaltet. Und alle zwei Stunden wird abgehört und zurückgerufen. Nicht alle Anrufer werden damit einverstanden sein, weil sie sofort die Lösung ihrers Problems wollen. Was will man machen, wenn sich einerseits diese Anrufer mit ihrer Aufgabenerledigung selbst ein Bein gestellt haben und jetzt ihren Mangel an uns auslassen wollen. Andererseits wird der Kunde, der unsere Konferenztätigkeit auf dem Gerüst mitbekommt, sich seine für uns negativen Gedanken darüber machen.
Kurzum: Volle Konzentration auf eine Aufgabe bis zur Erledigung. Effektiver geht es nicht. Jede Störung schmälert die Leistung. Durchschnittlich 15 Minuten nimmt der Wiedereinstieg in die eigentliche Aufgabe in Anspruch.
Herr Blick schreibt davon, dass wir gelegentlich auch einmal „nein“ sagen müssen. Dem stimme ich gerne zu. In der Aufgaben- und / oder Projektbeschreibung muss die Führung mit verständlicher Begründung deutlich machen, wie wichtig die Aufgabe ist (Priorität) und wie dringend (Zeit) die Aufgabe ist. Falls nicht, wird die aktuell vorgegebene Aufgabe immer als dringend gesehen – als wichtig sowieso – „kommt von oben – was will ich machen“. Das sprengt jede Projektarbeit, in der sich die Projekt-Mitglieder miteinander auf Aufgaben, Zeitbedarf und Schnittstellen verständigt und verabredet haben.
Bringt das Projekt nicht den erforderlichen Erfolg – nicht den notwendigen Beitrag zum Ganzen – sind immer die Mitarbeiter schuld. Sind sie auch, wenn sie sich nicht wehren: „Mein Zeitplan für die Projektarbeit lässt nicht zu, dass ich jetzt unterbreche und Ihre Aufgabe vorziehe. Was ist Ihnen jetzt wichtiger – Projekt oder zusätzliche Aufgabe? Bitte sagen Sie das auch dem Projektleiter.“
Jetzt zeigt sich auch, wer Mitarbeiter führen kann:
Gute Führung sucht mit dem Mitarbeiter nach einer Lösung, die sowohl den Projektablauf aufrecht erhält als auch nach einer Lösung für die zusätzliche Aufgabe.
Schlechte Führung droht vor allen Dingen dann, wenn sie selbst an anderer Stelle (z.B. Top-Kunde) Versprechen abgegeben und Zusagen gemacht hat.
In diesem Sinne
Karl Dilly